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線上會議怎么開?線上會議流程詳解!

來源:伍方會務(wù)   發(fā)布時(shí)間:2022-04-15 17:36:25   瀏覽次數(shù):9392

受新冠疫情影響,很多政務(wù)、商務(wù)服務(wù)加速布局和推進(jìn)數(shù)字化和遠(yuǎn)程化,線上會議開始風(fēng)行起來。如何舉辦線上會議?線上會議怎么開?在本文杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方將從會議統(tǒng)籌規(guī)劃、會議平臺選擇、線上會議直播軟件選擇、線上會議的營銷推廣、會議數(shù)據(jù)總結(jié)分析等五方面講解線上會議舉辦的流程,為計(jì)劃開線上會議的您提供參考。

在云技術(shù)和云端服務(wù)崛起之前,企業(yè)線上會議系統(tǒng)需要采購高成本的硬件,部署復(fù)雜的基礎(chǔ)架構(gòu)。近年來,釘釘、阿里云、網(wǎng)易、騰訊、華為、百度等互聯(lián)網(wǎng)科技大廠紛紛把技術(shù)投入到線上會議活動(dòng)場景,基于云計(jì)算的云會議、線上會議、元宇宙會議活動(dòng)基礎(chǔ)服務(wù)平臺應(yīng)用而生。會議活動(dòng)主辦方只需要搭建一個(gè)云會場,分會場或場外參會嘉賓只要通過一臺筆記本電腦、手機(jī)或PAD平板電腦設(shè)備就可以參與會議,從而大幅降低了線上會議落地門檻。杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方2017年成立數(shù)字會議研究院,參與會議活動(dòng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定,同網(wǎng)易、釘釘、百度希壤、騰訊視頻會議等線上會議底層服務(wù)商進(jìn)行戰(zhàn)略合作,融合云服務(wù)公司的技術(shù)優(yōu)勢和伍方數(shù)字會議服務(wù)的行業(yè)優(yōu)勢,推出了云簽約、線上年會、線上發(fā)布會、線上論壇峰會、線上研討會、線上展覽、線上評選比賽活動(dòng)等多種類型線上會議解決方案,專業(yè)的線上會議流程安排和統(tǒng)籌管理、新潮的云會場設(shè)計(jì)搭建、強(qiáng)大的線上會議互動(dòng)功能、豐富的線上會議小游戲、萬人同時(shí)在線保障,針對性的策劃特色創(chuàng)意線上會議方案,全力滿足主辦方超過300人的線上會議、500人線上會議、1000人線上會議、10000人線上會議。

伍方線上會議解決方案
▲伍方線上會議解決方案

受新冠疫情影響,很多政務(wù)、商務(wù)服務(wù)加速布局和推進(jìn)數(shù)字化和遠(yuǎn)程化,線上會議開始風(fēng)行起來。在本文小編將為讀者具體講解如何舉辦線上會議?

線上評選會議活動(dòng)投票環(huán)節(jié)
▲線上評選會議活動(dòng)投票環(huán)節(jié)

線上會議流程詳解

一、統(tǒng)籌規(guī)劃會議內(nèi)容、確定會議目的和主題

首先,要明確本次會議的主要目的,會議的主題是什么,是進(jìn)行產(chǎn)品品牌公關(guān)宣傳,還是希望對參會者流量進(jìn)行留存和轉(zhuǎn)化。例如云會場簽到、轉(zhuǎn)發(fā)會議通稿、關(guān)注公眾號、注冊小程序會員、咨詢服務(wù)、試用或訂購產(chǎn)品、報(bào)名參加下一場講座等等。然后,策劃一個(gè)鮮明的線上會議主題和有創(chuàng)意的線上活動(dòng)方案。最后,根據(jù)線上會議方案需要,確定云會場布置風(fēng)格,對于有實(shí)景線下會場需求的需要選擇租賃會議場地,設(shè)計(jì)搭建實(shí)景會場。

2021中國醫(yī)院質(zhì)量大會線上會議系統(tǒng)
▲2021中國醫(yī)院質(zhì)量大會線上會議系統(tǒng)

二、選擇會議平臺

一個(gè)好的會議平臺是線上會議服務(wù)的重要保障之一,伍方云會議平臺在保障技術(shù)的同時(shí),注重會務(wù)流程把控、會議內(nèi)容呈現(xiàn)效果。云會場技術(shù)架構(gòu)師,在明確會議需求和方案后,開始對接制作各種會議物料,如會議主視覺、云會場海報(bào)、宣傳視頻、暖場音樂、嘉賓名單、游戲輪次、獎(jiǎng)項(xiàng)名稱等等,按照會議流程著手搭建云會議各個(gè)會議環(huán)節(jié)的場景、人員物料的配置,如主持人開場白、嘉賓研討、簽約儀式、頒獎(jiǎng)授牌、抽獎(jiǎng)、游戲互動(dòng)、表演等的場景布置,并和甲方場控人員制定執(zhí)行危機(jī)處置預(yù)案。力求以滴水不漏的作風(fēng),通過合理設(shè)置、認(rèn)證彩排測試,把線上會議流程優(yōu)化到最好,把會議的視覺美、會議故事線的創(chuàng)意性、互動(dòng)游戲的趣味性等安全、穩(wěn)定、精彩的呈現(xiàn)出來。在會議活動(dòng)執(zhí)行中,伍方會安排多名活動(dòng)執(zhí)行人員全程對主會場、分會場狀況進(jìn)行監(jiān)控,出現(xiàn)問題及時(shí)干預(yù)處置。

三、選擇線上會議直播軟件

線上會議和線上會議直播直接相關(guān),線上會議前身即是從線上直播、線上視頻演變而來,一般線上會議都要通過會議直播平臺,把“主會場”或“主會場+分會場”實(shí)時(shí)場景快速、穩(wěn)定、流暢的推送出去。線上會議對直播要求無外乎“高穩(wěn)定”、“低延遲”,目前市面上直播平臺眾多,如微贊、釘釘、ZOOM、目睹、云犀、微吼、維妥、直播眼、云視、百家云、神策,技術(shù)體驗(yàn)良莠不齊,杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方優(yōu)選微贊、釘釘、網(wǎng)易多家直播平臺戰(zhàn)略合作,通過會議直播軟件、推流服務(wù)器把會議視頻音頻信號脫敏處理后分發(fā)推送到各大直播平臺。

線上會議便攜式多網(wǎng)疊加高清直播推流編碼器
▲線上會議便攜式多網(wǎng)疊加高清直播推流編碼器

四、線上會議的營銷推廣方法

市面上線上會議的宣傳需求的營銷推廣方案較少,如何在會前、會中、會后分階段進(jìn)行針對性推廣尤為重要。比如,在會前使用傳統(tǒng)新聞媒體、百家號、公眾號、小紅書、抖音等新媒體號(含視頻號)、搜索引擎、垂直行業(yè)門戶……多渠道進(jìn)行會訊推送,通過活動(dòng)預(yù)熱在輿論上掀起第一個(gè)宣傳高潮,達(dá)到曝光品牌、提高參會者報(bào)名及預(yù)訂、購買的數(shù)量。在會議中,邀約媒體采訪報(bào)道,在抖音、快手、微博、微視等平臺接入直播,制定策略、鼓勵(lì)參會者及大眾分享直播鏈接,裂變獲取觀眾用戶。在會后,進(jìn)行亮點(diǎn)盤點(diǎn)、成果總結(jié),編輯新聞及視頻素材,再次進(jìn)行多渠道推送。

阿里線上年會互動(dòng)游戲——拆幸運(yùn)盲盒
▲阿里線上年會互動(dòng)游戲——拆幸運(yùn)盲盒

五、會議數(shù)據(jù)追蹤分析

一場線上會議舉辦的效果如何,在復(fù)盤、總結(jié)會議環(huán)節(jié)要通過各方面的數(shù)據(jù)來加以說明。伍方線上會議服務(wù)解決方案提供在線參會者行為跟蹤、內(nèi)容點(diǎn)擊熱力圖、用戶停留時(shí)長、簽到報(bào)表、互動(dòng)游戲結(jié)果報(bào)表、投票結(jié)果報(bào)表、直播同時(shí)在線人數(shù)及系統(tǒng)壓力趨勢圖等多種直觀的數(shù)據(jù)。

綜上所述,舉辦線上會議不僅要求策劃一個(gè)出彩的會議方案和較高的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)外,還對線上會議平臺和會議直播軟件的功能性、穩(wěn)定性有很高的要求。另外,在線上會議統(tǒng)籌、云會場設(shè)置、會議彩排和活動(dòng)執(zhí)行上也要求服務(wù)人員有很高的專業(yè)度和應(yīng)急處置能力。當(dāng)然,線上會議形式多樣,有純線上會議、“線上+線下”會議、多地多人線上互動(dòng)直播會議等,具體還要數(shù)字會議服務(wù)公司(zomaxgroup.cn)根據(jù)線上會議主辦方具體需求為線制定解決方案。

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